Repsol y Microsoft 365 Copilot: caso de estudio con datos reales

Repsol puso a prueba Microsoft 365 Copilot con unas 600 personas durante cuatro meses y midió el resultado con grupo de control: 121 minutos ahorrados por empleado a la semana (96,8 horas al año), un 16,2 % más de calidad en los documentos y dos de cada tres participantes que no querrían volver a trabajar sin IA generativa. Es uno de los pocos estudios publicados en España que mide el impacto de Copilot con método experimental, y por eso merece la pena leerlo entero, incluida la letra pequeña.

Ficha del caso

• Empresa: Repsol, multienergética española con más de 25.000 empleados.
• Herramienta: Microsoft 365 Copilot (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Periodo: de octubre de 2023 a enero de 2024.
• Participantes: unas 600 personas formadas antes del piloto. El experimento comparó 300 empleados con Copilot frente a un grupo de control de 250 sin acceso a la herramienta.
• Socios del estudio: Accenture-Avanade, Microsoft y MIT Technology Review.

Cómo diseñó Repsol el piloto

Lo que diferencia este caso de la mayoría de "pilotos" es el diseño:

• Formación antes de dar acceso. Los participantes se formaron antes de empezar los cuatro meses de prueba.
• Grupo de control. Comparar usuarios con y sin Copilot permite separar el efecto de la herramienta del ruido del día a día.
• Experimentos sobre tareas reales de negocio, como comparar propuestas de distintos proveedores o preparar una presentación agregando información.
• Datos combinados. El ahorro final pondera un 70 % los resultados de los experimentos y un 30 % la encuesta a participantes.
• Tres dimensiones medidas: tiempo ahorrado, calidad de los entregables y experiencia del empleado.

Resultados: los números del piloto

• 121 minutos brutos ahorrados por persona y semana, equivalentes a 96,8 horas al año por empleado.
• 15 minutos semanales de ahorro neto en productividad.
• +16,2 % de calidad en los documentos generados con ayuda de Copilot, con mejoras destacadas en originalidad (28 %), pensamiento analítico (23,5 %) y diseño (22 %).
• 75 % de los usuarios con licencia percibió que Copilot reduce el esfuerzo de ejecución de sus tareas, y un 76 % que aumenta la velocidad.
• Dos de cada tres participantes no querrían volver a trabajar sin IA generativa.

121 minutos brutos frente a 15 netos: la letra pequeña que más enseña

Este es el dato que casi ningún artículo cuenta. De los 121 minutos semanales, el estudio solo contabilizó 15 como productividad neta. Según los responsables de la investigación, el resto del tiempo se tradujo en beneficios de salud, bienestar y cohesión con los compañeros, que impactan en el compromiso de los empleados pero no se computan como productividad.

Lejos de restar valor al caso, esta cifra es la lección más útil para cualquier empresa: la IA libera tiempo, pero ese tiempo no se convierte solo en productividad. Si no rediseñas el trabajo y decides a qué se dedican las horas liberadas, se diluyen. La adopción no termina cuando la gente usa la herramienta; termina cuando el trabajo cambia.

Dónde brilla Copilot y dónde rinde menos

Según el informe, el ahorro fue máximo en tareas como resumir contenido, buscar información y gestionar el correo, y mínimo en traducir, gestionar equipos o planificar, y analizar datos.

Los testimonios de los empleados lo aterrizan:

• Un empleado del proyecto Voz de Cliente pidió a Copilot el resumen de una reunión grabada a la que no pudo asistir y lo tuvo en segundos.
• En el área comercial de Química usan Copilot para sintetizar noticias e informes sobre los mercados de sus clientes y para arrancar el primer boceto de presentaciones.
• Una empleada de Servicios Globales, con 28 años en la compañía y sin experiencia previa en IA, empezó redactando un correo delicado para un proveedor. Pensaba que la IA era cosa de gente más joven y descubrió que no.

Traducido a tu empresa: empieza la adopción por las tareas donde Copilot ya gana (reuniones, correo, búsqueda y síntesis de información) y deja el análisis de datos complejo para cuando haya hábito.

Qué pasó después: del piloto al despliegue

• En junio de 2024 Repsol extendió Copilot para web a toda su plantilla, acompañado de un programa de formación específica en IA generativa.
• Las licencias de Microsoft 365 Copilot pasaron de 300 a 3.000, con previsión de ampliarlas progresivamente.
• En 2025 la compañía trabajaba en un plan para que sus más de 25.000 profesionales dispusieran de Copilot Chat.

El despliegue fue progresivo y ligado a la acogida y la adopción, no a un "licencias para todos" de golpe.

6 lecciones del caso Repsol para una empresa de 20 a 100 empleados

No necesitas un grupo de control de 250 personas ni al MIT para aplicar lo que funcionó:

1. Forma antes de entregar la licencia. Una licencia sin formación es un icono más en la barra de tareas.
2. Mide antes y después. No hace falta un experimento académico: una encuesta de línea base sobre cuánto tardan hoy las tareas clave y una repetición a las 6 y 12 semanas bastan para hablar de ROI con datos.
3. Empieza por las tareas donde Copilot ya destaca. Resumir, buscar y redactar dan victorias rápidas que generan confianza.
4. Prepárate para la curva de aprendizaje. Los responsables del proyecto en Repsol hablan de una curva inevitable y citan el umbral de 11 semanas que señala Microsoft. Entre medias habrá frustración cuando la herramienta no dé lo esperado; si nadie acompaña ese momento, el uso cae.
5. Decide qué haces con el tiempo liberado. La diferencia entre 121 minutos brutos y 15 netos está en el rediseño del trabajo.
6. Usa testimonios internos. Una compañera veterana contando cómo le ayudó Copilot convence más que cualquier demo. La edad no es la barrera; la falta de un primer caso útil sí.

Cómo calcular el impacto en tu empresa

Haz la cuenta con tus números. Con el dato bruto de Repsol, 20 empleados que ahorren unos 120 minutos semanales suman unas 40 horas a la semana: el equivalente a una persona más a jornada completa. Con el dato neto más conservador (15 minutos), serían 5 horas semanales.

La horquilla es enorme, y lo que te sitúa en un extremo u otro depende de lo mismo: cuánta gente usa la IA de forma habitual y si el trabajo se reorganiza para aprovechar el tiempo liberado. Eso es gestión de la adopción, y te contamos cómo abordarla en nuestra guía para adoptar la IA en tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo ahorró Repsol con Microsoft 365 Copilot?
Una media de 121 minutos brutos por empleado y semana, unas 96,8 horas al año. El ahorro neto contabilizado como productividad fue de 15 minutos semanales; el resto se tradujo en bienestar y tareas de más valor.

¿Cuántos empleados participaron en el piloto de Repsol?
Unas 600 personas se formaron para el piloto. El experimento comparó 300 empleados con Copilot frente a un grupo de control de 250 sin acceso, entre octubre de 2023 y enero de 2024.

¿En qué tareas fue más útil Copilot en Repsol?
En resumir contenido, buscar información y gestionar el correo. El ahorro fue menor en traducción, planificación y gestión de equipos, y análisis de datos.

¿Quién realizó el estudio de Repsol sobre Copilot?
Repsol lo llevó a cabo con Accenture-Avanade y Microsoft, y los resultados se publicaron en colaboración con MIT Technology Review.

¿Se pueden conseguir resultados similares en una pyme?
Sí, si se replica lo esencial: formación previa, casos de uso reales, medición antes y después y acompañamiento durante las primeras semanas. El tamaño importa menos que el método.

¿Quieres medir el impacto de Copilot en tu empresa?

En una llamada de diagnóstico revisamos cómo se está usando Copilot hoy en tu equipo, dónde hay más potencial de ahorro y cómo medirlo desde el primer día. Contacta con nosotros

Fuentes: Repsol – Un copiloto inteligente como ayuda en el trabajo · Nota de prensa de Repsol (junio 2024) · Forbes España